Johannes Kreiner
Wie KMU für resiliente IT-Systeme sorgen
2020 hat gezeigt, wie abhängig Unternehmen von digitalen Systemen sind. Das Thema Resilienz ist dabei in aller Munde. Was bedeutet Resilienz konkret für die IT und warum ist sie so wichtig für Unternehmen?
Resilienz bedeutet grundsätzlich die Fähigkeit von IT-Systemen, bei Störungen oder Ausfällen robust zu reagieren und dem Anwender dabei weiterhin die gewünschten Services zur Verfügung zu stellen. Das funktioniert, indem zum Beispiel bei Störungen nur Einzelkomponenten, aber nicht das gesamte System ausfallen, sodass man den Betrieb aufrechterhalten kann. Letztendlich geht es also um die Widerstandsfähigkeit von IT-Systemen. Mit zunehmender Digitalisierung steigt natürlich auch die Abhängigkeit der Unternehmen von digitalen Systemen, besonders wenn heikle Prozesse wie beispielsweise die Verarbeitung von sensiblen Mitarbeiterdaten, wie Lohn oder Krankenstand, betroffen sind. Resilienz ist also ein sehr wichtiges Thema, um sich vor Ausfällen zu schützen.
Wie wird das Thema Resilienz in den meisten Unternehmen wahrgenommen? Gibt es noch viel Aufholbedarf?
Das Bewusstsein für die wachsende Bedeutung der IT für unternehmerisches Handeln und damit auch für deren „Systemrelevanz“ innerhalb der betrieblichen Infrastruktur ist bei den meisten Unternehmern zweifelsohne da. Aber das Verständnis dafür, wie störungssicher ein IT-System ist bzw. sein sollte und welche Faktoren dazu führen, dass Störungen auftreten, ist bei einigen Firmen dagegen noch weniger ausgeprägt. Dabei ist es vergleichsweise einfach, für mehr Resilienz in einem Unternehmen zu sorgen. Insbesondere dann, wenn man bei allen Überlegungen den Faktor Mensch mit ins Kalkül zieht. Denn: Was die Sicherheit von IT-Systemen anbelangt, sind Menschen und deren Fehler, die sie bei der Anwendung von Software machen, nach wie vor die größte Schwachstelle. Hierzu gehört auch der Umgang mit Informationen aus dem World Wide Web. Sogenannte Phishing-Seiten oder -Mails und der unbedachte Umgang mit ihnen sind nach wie vor eine große Gefahr für Unternehmen, da hierüber Viren oder Schadsoftware in das eigene System gelangen und ganze Systeme oder Datenbanken gekapert werden können.
Ab wann ist ein System krisenfest? Welche Kriterien muss es dafür erfüllen?
Zwei Faktoren sind extrem wichtig: Backup und Recovery. Sie sorgen dafür, dass die Mitarbeiter bei einem Absturz oder im Fall einer beschädigten Datenbank in der Lage sind, Daten wiederherzustellen und mit dem System weiterarbeiten können. Wenn das HR-System abstürzt, können sie zum Beispiel keine Lohnzettel mehr schreiben. Das Backup sorgt also dafür, dass die Daten zurückgeholt werden und die Prozesse wieder hochgefahren werden können. Ebenfalls wichtig neben der Datensicherung und -wiederherstellung sind redundante Systeme. Das bedeutet, dass ein System einspringt, wenn ein anderes ausfällt. Und nicht zuletzt sollte man Wert auf vorbeugende Maßnahmen legen, damit Störungen erst gar nicht eintreten. Dazu gehören Sicherheitsmaßnahmen gegen Hacker und eine ausreichende Skalierbarkeit, damit das System bei höherer Belastung trotzdem noch voll funktionsfähig bleibt. Im Idealfall passt sich ein resilientes System auch schnell an neue Umgebungen und deren Bedingungen an. Ein Beispiel für diese Form der IT-Resilienz ist, wenn wie im Fall von Corona, die Mitarbeiter nicht mehr ins Büro kommen können, diese aber von zu Hause aus remote auf alle Anwendungen zugreifen können. Der Betrieb läuft dann unter neuen Bedingungen weiter, ohne dass der Kunde etwas davon merkt.
Wie setzt man das Thema Resilienz am Besten in der Praxis um?
Zuerst ist es wichtig, die Systeme zu priorisieren, also zu fragen: Welche sind besonders kritisch und dürfen auf keinen Fall ausfallen? In vielen Unternehmen sind die kritischen Systeme weder dokumentiert noch bewertet. Es gibt Möglichkeiten, das nachzuholen und Diagnostik-Tools, die dabei helfen, die Resilienz zu prüfen. Derartige Tests haben das Ziel, aufzuzeigen, wo Handlungsbedarf in der IT besteht. In einem nächsten Schritt können Unternehmen die anschließenden Maßnahmen priorisieren. Ein Beispiel hierfür sind sogenannte Pen-Tests, also „Penetration-Tests“. Sie simulieren, was passiert, wenn ein System gehackt wird. Hier geht es darum, zu prüfen, wie gut man auf Cyber-Angriffe vorbereitet ist. Das ist in dieser Zeit, wo es sehr viele Hackerangriffe gibt, sehr wichtig.
Es ist zudem empfehlenswert, ein Team zusammenstellen, das sich kontinuierlich mit dem Thema Resilienz beschäftigt. Die Frage nach der IT-Resilienz ist nicht mit einem Einzeltest beantwortet, sondern ein dynamischer Prozess. Die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz verändern sich ständig. Daher müssen relevante Prozesse immer up-to-date sein und regelmäßig angepasst werden. Empfehlenswert ist, dass sich Unternehmen beim Thema IT-Resilienz nicht nur auf Stresstests, mit denen die Widerstandsfähigkeit einer Hard- und Software-Architektur getestet wird, verlassen. Sie sollten sich nicht nur mit Gefahren beschäftigen, die von außen kommen können und damit jenseits der Firewall lauern, sondern sich auch mit Cyberrisiken diesseits der Firewall auseinandersetzen. Ein zentraler Aspekt in diesem Zusammenhang ist, die Mitarbeiter für potenzielle Gefahren zu sensibilisieren und eine Kultur für IT-Sicherheit zu etablieren.
Wie kann Resilienz bei der Weiterentwicklung der Digitalisierung in Unternehmen helfen?
Der Bereich, in dem viele Ausfälle entstehen können, ist der Mensch an sich. An vielen Punkten wird noch viel zu viel manuell erledigt. Die Automatisierung von Prozessen trägt insofern ebenfalls zur Resilienz bei. Technik kann hier an vielen Stellen helfen, Fehlerquoten zu reduzieren und Engpässe zu überbrücken. Zum Beispiel kann Künstliche Intelligenz bei der Verarbeitung hoher Datenvolumen unterstützen. Gerade der Bereich Data Analytics zeigt, wie gut die Kombination von Mensch und Maschine funktionieren kann. Es gibt aber immer noch zu wenig Prozesse, die automatisiert ablaufen. Dabei würde es in einem ersten Schritt schon helfen, einfache Routinetätigkeiten, die manuell durchgeführt, viel Zeit in Anspruch nehmen, zu automatisieren. Das schafft Freiräume und Kapazitäten für die Mitarbeiter, sich höherwertigen Aufgaben zuzuwenden. Ein Bereich, in dem Automatisierung sehr effektiv eingesetzt werden kann, ist der HR- Bereich. Beispielsweise löst der Eintritt von neuen Mitarbeitern eine Reihe von zeitintensiven, immer wiederkehrenden Tätigkeiten aus, bei denen immer wieder die gleichen Formulare und Unterlagen verwendet werden. All das sind optimale Voraussetzungen für Automatisierung und schafft Zeit für aktives Gestalten in der Personalarbeit jenseits der reinen Verwaltungstätigkeiten.
